Privacybeleid
1. Wie verwerkt uw gegevens
Dit beleid beschrijft hoe NEXTEP SOLUTIONS BV (maatschappelijke zetel: Keizer Karellaan 584, 1082 Sint-Agatha-Berchem, België, KBO 0807.560.929), die haar betaaloplossing onder het merk Nextepay op de markt brengt, persoonsgegevens verwerkt op haar websites (www.nextepay.com), in de Nextepay-omgeving van de handelaars, in haar applicaties en in haar diensten.
Contact voor elke vraag over gegevens: privacy@nextepay.com.
De app Nextepay Tap to Pay heeft een eigen privacybeleid, dat dit beleid aanvult.
2. Onze rollen naargelang de verwerkte gegevens
Nextepay treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van de handelaars, de prospecten en de bezoekers van de website (accountbeheer, facturatie, ondersteuning, compliance, fraudepreventie, communicatie).
Voor de gegevens van de klanten van de handelaars (de betalers) die naar aanleiding van de betalingen worden verwerkt, treedt Nextepay op als verwerker van de handelaar. De vergunde betalingsinstelling die de transacties acquireert, verwerkt deze gegevens bovendien onder haar eigen verantwoordelijkheid, voor haar eigen wettelijke verplichtingen; haar identiteit wordt aan de handelaar meegedeeld bij de opening van het account.
3. Gegevens die wij verwerken
- Handelaars en hun vertegenwoordigers: identiteit, contactgegevens, identificatie- en verificatiedocumenten (KYC/KYB, uiteindelijke begunstigden), bankgegevens, facturatiegegevens, geregistreerde betaalkaart voor de abonnementen (bewaard als token bij een PCI-DSS-gecertificeerde dienstverlener, nooit in leesbare vorm bij Nextepay), verbindings- en gebruikslogboeken van de Nextepay-omgeving en de API;
- Betalers (klanten van de handelaars): transactiegegevens (bedrag, tijdstempel, kanaal, status, identificatie van de handelaar) en end-to-end versleutelde betaalgegevens (het volledige kaartnummer is nooit toegankelijk voor de handelaar en wordt nooit in leesbare vorm door Nextepay bewaard);
- Prospecten: contactgegevens doorgegeven via het contactformulier of een aanvraag voor een demonstratie;
- Reservering van een terminal: uw e-mailadres, om de reservering te bevestigen en u de verzending te melden; als u ze invult, uw activiteit, uw geschatte maandelijkse volume en de oplossingen die u interesseren, om uw account voor te bereiden; als u het vakje aanvinkt, berichten over de lancering;
- Bezoekers van de website: een bezoekmeting die Nextepay zelf host, zonder cookie. Ze registreert de bekeken pagina, de acties op de pagina (scrollen, knoppen, tabbladen, uitgaande links), het type toestel, de browser, het besturingssysteem, het land en de herkomstsite, gekoppeld aan een code die elke dag verandert en wordt berekend op basis van het ingekorte IP-adres en de browser. Het volledige IP-adres wordt niet geregistreerd. De browser onthoudt de datum van het laatste bezoek, om een eerste bezoek van een terugkeer te onderscheiden. Als u een taal kiest, onthoudt een cookie die keuze.
4. Doeleinden en rechtsgronden
- Uitvoering van de overeenkomst: opening en beheer van het account, levering van de betaaldiensten, uitbetalingen, facturatie, ondersteuning;
- Wettelijke verplichtingen: identiteits- en complianceverificaties (de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld), boekhoudkundige en fiscale verplichtingen, samenwerking met de autoriteiten;
- Gerechtvaardigd belang: fraudepreventie en beveiliging van de betalingen, verbetering van de diensten en bezoekmeting van de website, verdediging van onze rechten in rechte, vermelding als commerciële referentie binnen de grenzen van de algemene voorwaarden;
- Toestemming: marketingcommunicatie, waaronder de berichten over de lancering als u bij een reservering het vakje aanvinkt; u kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
5. Fraudepreventie en geautomatiseerde beslissingen
De transacties worden onderworpen aan geautomatiseerde fraudedetectieanalyses (regels en scores), die kunnen leiden tot de weigering of de opschorting van een transactie of een uitbetaling. Deze mechanismen vallen onder de regelgeving inzake betalingsdiensten. Een handelaar die door een geautomatiseerde maatregel wordt getroffen, kan een menselijke tussenkomst verkrijgen, zijn standpunt kenbaar maken en de beslissing betwisten door te schrijven naar privacy@nextepay.com.
6. Ontvangers
De gegevens worden uitsluitend gedeeld met de ontvangers die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienst: de acquirerende instelling, de kaart- en betaalnetwerken, de gecertificeerde technische dienstverleners (hosting, PCI-DSS-tokenisatie, verzending van e-mails), onze professionele adviseurs, en de autoriteiten wanneer de wet dit vereist. Er worden geen gegevens verkocht aan derden.
7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte
De gegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Indien een dienstverlener gegevens buiten de EER zou verwerken, valt deze doorgifte onder een adequaatheidsbesluit of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met de passende aanvullende maatregelen.
8. Bewaartermijnen
- Account- en identificatiegegevens (KYC/KYB): duur van de contractuele relatie, vervolgens bewaring overeenkomstig de antiwitwaswetgeving (tot 10 jaar);
- Transactiegegevens: termijnen opgelegd door de regelgeving inzake betalingsdiensten en de boekhoudkundige verplichtingen;
- Geregistreerde kaart (token): duur van de overeenkomst, verwijdering bij de beëindiging na aanzuivering van de verschuldigde bedragen;
- Prospecten en reserveringen van een terminal: maximaal 2 jaar na het laatste contact;
- Bezoekmeting: 180 dagen;
- Technische logboeken: maximaal 12 maanden, behoudens een beveiligingsincident dat in onderzoek is.
9. Beveiliging
De gegevens worden versleuteld tijdens de overdracht (TLS) en in rust, de omgevingen zijn gescheiden, de kaartgegevens worden verwerkt volgens de PCI-DSS-norm, een sterke authenticatie beschermt de toegang, en interne toegangen zijn beperkt tot wie ze nodig heeft en worden gelogd. Het kaartnummer wordt versleuteld zodra het wordt gelezen, door de terminal of door het betaalonderdeel van de Tap to Pay-app; online voert de klant het in op de gehoste betaalpagina. Noch de handelaar noch Nextepay heeft toegang tot het volledige kaartnummer.
10. Uw rechten
Overeenkomstig de AVG beschikt u over de rechten van inzage, rectificatie, wissing, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, binnen de grenzen van de regelgeving. Bepaalde gegevens (identificatie, transacties) moeten ondanks een verzoek tot wissing worden bewaard, omwille van onze wettelijke verplichtingen. Om uw rechten uit te oefenen: privacy@nextepay.com (antwoord binnen de maand). Betalers worden verzocht zich eerst te richten tot de handelaar bij wie zij hebben betaald, die de verwerkingsverantwoordelijke is voor hun aankoop.
U kunt eveneens een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of bij de autoriteit van uw land van verblijf.
11. Wijzigingen
Dit beleid kan worden aangepast om de evolutie van onze diensten of van de regelgeving te weerspiegelen. De geldende, gedateerde versie wordt op deze pagina gepubliceerd; wezenlijke wijzigingen worden aan de handelaars meegedeeld via de Nextepay-omgeving.