Overstappen van betaaloplossing
zonder iets te breken

Gepubliceerd in juli 2026 · leestijd 6 min

Veranderen van betaaloplossing schrikt af: het gaat om het geld dat elke dag binnenkomt. Het goede nieuws is dat een goed voorbereide migratie zonder één dag onderbreking verloopt — de meeste handelaars laten het oude en het nieuwe systeem zelfs enkele dagen naast elkaar draaien. Dit is de volledige checklist, in de juiste volgorde.

Vóór u ook maar iets opzegt

1. Herlees uw huidige contract

• Opzegtermijn — vaak 1 tot 3 maanden voor contracten met abonnement; soms een jaarlijkse vervaldag met stilzwijgende verlenging;
• Uitstapkosten — vroegtijdige opzegging, teruggave van het materiaal, saldo van de huur;
• Is het materiaal van u? Een gehuurde terminal geeft u terug (in welke staat, binnen welke termijn?). Een gekochte terminal is uw eigendom, maar zit meestal vergrendeld op de oude aanbieder — reken er niet op dat u hem kunt hergebruiken.

2. Meet wat u werkelijk betaalt

Neem drie maandafrekeningen en bereken uw totale kost (commissies + abonnementen + huur + diverse kosten) gedeeld door uw geïnde volume. Dat all-in percentage is de enige eerlijke vergelijkingsbasis voor wat volgt. Onze gids “Wat kost een kaartbetaling nu echt?” legt de berekening in detail uit.

3. Lijst op wat afhangt van uw huidige aanbieder

• Terminal(s) aan de kassa, integratie met uw kassasysteem;
• Betaalmodule van uw webshop;
• Gedrukte links of QR-codes (menukaarten, facturen, affiches);
• Terugkerende betalingen of abonnementen van uw eigen klanten — het delicaatste punt, dat u als laatste migreert.

De migratie zelf

4. Open het nieuwe account vóór u het oude sluit

Bij het openen van een account om betalingen te innen hoort een controle van identiteit en activiteit (KYC), en die duurt enkele uren tot enkele dagen. Doe dat terwijl het oude systeem nog draait — nooit omgekeerd.

5. Laat de twee parallel draaien

Enkele dagen volstaan: in de nieuwe verkopen op het nieuwe systeem en laat het oude open voor de laatste lopende verrichtingen. Zo valideert u het echte traject (betaling, uitbetaling op uw bankrekening, afrekening) zonder enig risico.

6. Denk aan de uitloopperiode

Na uw laatste verkoop op het oude systeem blijven er stromen af te wikkelen: uitbetalingen die nog onderweg zijn, eventuele terugboekingen (een klant kan een betaling nog weken na de aankoop betwisten). Houd het oude account — of minstens de gekoppelde bankrekening — nog 2 tot 3 maanden na de overstap open.

7. Exporteer alles vóór de sluiting

Zodra het account is afgesloten, verdwijnt vaak ook de toegang tot de historiek. Exporteer de transactie- en uitbetalingsoverzichten van de wettelijke bewaartermijn (uw boekhouder zal u dankbaar zijn), de facturen van de aanbieder, en in voorkomend geval de lijst van uw klanten met terugkerende betalingen.

8. Werk alle contactpunten bij

Nieuwe gedrukte QR-codes, de betaallink in uw sjablonen voor offertes en facturen, de module op uw website, en eventueel het uitbetalings-IBAN dat u aan uw boekhouder hebt doorgegeven. Maak er bij punt 3 een lijst van en vink ze af op de dag zelf.

Het juiste moment om over te stappen

Het beste moment is een rustige periode (niet vlak vóór de feestdagen voor een winkel, niet op een zaterdag voor een restaurant), na de vervaldag van de opzegtermijn van uw huidige contract. Reken de opzegtermijn terug: bij een opzegtermijn van 2 maanden en een overstap gepland in januari vertrekt de opzegging in november — en opent u het nieuwe account in december.

Nog een laatste raad: een aanbieder die het u moeilijk maakt om te vertrekken, vertelt u iets over het vervolg van de relatie. Zoek het omgekeerde — geen verbintenis van bepaalde duur, materiaal dat u koopt in plaats van huurt, gegevens die u op elk moment kunt exporteren. Dat zijn de keuzes die wij bij Nextepay gemaakt hebben, en ze staan zwart op wit in onze publieke tarievenlijst.